Formation créer, promouvoir et valoriser un évènement

Objectifs de la formation :

• Expliquer la gestion de projet d’un évènement
• Organiser la préparation de l’évènement
• Choisir les prestataires, négocier le budget d’un évènement
• Identifier les acteurs impliqués : externes et internes
• Pratiquer une bonne communication autours de l’évènement
• Gérer l’évènement
• Analyser et faire le bilan de l’évènement

1. Expliquer la gestion de projet d’un évènement

– Reconnaître les éléments qui composent la gestion de projet
– Appliquer les différentes phases pour réussir
– Utiliser les différents outils à disposition : Gant, Trello….

2. Organiser la préparation de l’évènement

– Définir un évènement
– Fixer les objectifs de l’évènement
– Identifier les types d’évènement : professionnel, familial…
– Prendre en compte le choix du lieu, les contraintes matérielles et humaines
– Utiliser un rétro planning et le modèle IAC

3. Choisir les prestataires, négocier le budget d’un évènement

– Rédiger un cahier des charges
– Bâtir un budget et son suivi
– Inclure la négociation avec les prestataires dans le budget
– Comparer les fournisseurs

4. Identifier les acteurs impliqués : externes et internes

– Quels sont–ils ? :
– Interne : traiteur, disc–jockey, welding planer, musiciens, artistes…
– Externes : partenaires, sponsor, politiques, mairie, préfecture….

5. Pratiquer une bonne communication autours de l’évènement

– Assurer la couverture de l’évènement
– Choisir et réaliser les supports de communication selon le type d’évènement
– Intégrer le digital
– Choisir les bons réseaux sociaux pour la meilleure communication
– Vérifier avant le jour J la signalétique, agencement, wifi, accueil

6. Gérer l’évènement

– Accueillir les intervenants
– Coordonner l’évènement
– Gérer les relations publiques
– Gérer les demandes particulières
– Superviser la clôture de l’évènement

7. Analyser et faire le bilan de l’évènement

– Mesurer les retombées : image, commerciale …
– Valoriser l’évènement en interne et en externe
– Traiter les informations recueillis avec les services concernés (marketing,
commercial, communication…)
– Etablir un plan post–évènement

Du Lundi au Vendredi de 8h30 à 17h